¿Sigues Utilizando Hojas
de Cálculo para tus Operaciones de Cadena de Suministro? ¡Es Hora de un Cambio!
Si bien la famosa cita, “La locura es hacer lo mismo una y otra vez y esperar resultados diferentes”, se atribuye erróneamente a Albert Einstein, es particularmente cierta en el ámbito de la gestión de la cadena de suministro. A la luz de esta sabiduría, Quloi ofrece una versión modificada del dicho: “La locura es utilizar hojas de cálculo repetidamente para gestionar las operaciones de tu cadena de suministro y esperar resultados diferentes”.
Las hojas de cálculo han ocupado una posición reverenciada como las herramientas por defecto en una multitud de organizaciones que abarcan diversos dominios, especialmente en el panorama de la cadena de suministro. Son fáciles de usar, de bajo costo y versátiles. Han servido fielmente a las organizaciones durante años, manejando una multitud de tareas de manera eficiente. Entonces, ¿cuál es toda la preocupación?
Bueno, el enfoque tradicional de las hojas de cálculo en un mundo empresarial impulsado por la tecnología e innovador puede crear inadvertidamente dependencias ocultas en la colaboración entre departamentos, obstaculizando la eficiencia operativa y haciendo que la cadena de suministro sea compleja y costosa. Cada error dentro de estas hojas de cálculo, ya sea una fórmula errónea o un simple error de valor, puede cobrar un alto precio en términos de tiempo, dinero y daño a la reputación de la marca de una empresa. Entonces, si aún estás utilizando hojas de cálculo para gestionar tus operaciones de cadena de suministro, es imperativo reevaluar tu enfoque.
Prevalencia de las Hojas de Cálculo en las Operaciones de la Cadena de Suministro
Excel ha sido y sigue siendo una herramienta poderosa para recopilar y procesar datos, pero la dependencia excesiva de ella para la gestión de la cadena de suministro puede plantear riesgos significativos. Según investigaciones, 67.4% de los gerentes de la cadena de suministro utilizan hojas de cálculo de Excel para tareas de gestión. La idea de que pequeñas y medianas empresas, o conglomerados multimillonarios, utilicen Excel para rastrear pedidos, gestión de inventario, evaluación y seguimiento de proveedores y manejo de datos de entrega es un poco preocupante.
La raíz del problema radica en la gestión manual de estas hojas de cálculo, lo que las hace propensas a errores. ¿Cómo manejan los procesos manuales que abarcan varios departamentos o toda la organización? ¿Quién se hace responsable de verificar los datos en busca de entradas propensas a errores? Considera esto: el costo promedio de un error en una hoja de cálculo es de asombrosos $10,000. Una sola entrada de datos pasada por alto o un cálculo erróneo que involucra números complejos puede significar un desastre para tu cadena de suministro. Además, transferir datos de un software a otro plantea preguntas sobre eficiencia y precisión.
Si bien las hojas de cálculo ofrecen adaptabilidad, es posible que no sean la herramienta más eficiente dada su escalabilidad limitada, susceptibilidad a errores, requisitos de integración complejos y esfuerzo manual significativo. Independientemente de la eficiencia de las hojas de cálculo, es fundamental reemplazarlas y eliminar los silos existentes para las empresas. Esto subraya la correlación entre adoptar tecnología más integrada y fomentar la innovación en la cadena de suministro.
Limitaciones de Usar Hojas de Cálculo en la Cadena de Suministro
Entrada Manual de Datos
Las hojas de cálculo requieren entrada manual para cada actualización, lo que provoca retrasos en el mantenimiento de datos. La integración de estos datos lleva a la duplicación de esfuerzos y aumenta la probabilidad de errores. Según el Instituto de Almacén de Datos, los errores de entrada de datos en adquisiciones, cadena de suministro y otras áreas cuestan a las empresas más de $600 mil millones anuales, afectando la toma de decisiones y la eficiencia.
Dificultad para Manejar Grandes Conjuntos de Datos
A medida que las empresas crecen, la cantidad de datos generados aumenta sustancialmente. Cuanto mayor sea el volumen de datos, más difícil será procesarlo manualmente. Las hojas de cálculo pueden volverse significativamente más lentas al procesar grandes cantidades de datos y aumentar la probabilidad de errores humanos. Los errores en las hojas de cálculo llevaron a la prominente firma de servicios financieros JP Morgan a declarar una perdida de $6 mil millones.
Colaboración y Compartición Ineficientes de Datos
Coordinar cambios en una hoja de cálculo entre múltiples partes interesadas es desafiante, lo que lleva a problemas de versiones. Esto lleva a múltiples versiones del mismo documento, lo que genera disputas e inconsistencias. Los equipos remotos tienen acceso limitado a las hojas de cálculo, lo que dificulta la colaboración efectiva y el intercambio de datos en toda la empresa.
Pobre Seguridad de Datos
Las hojas de cálculo suelen compartirse por correo electrónico y almacenarse en computadoras locales o servidores de la empresa. Esto expone datos sensibles de la cadena de suministro a posibles fraudes y filtraciones de datos. Según investigaciones, el 98% de las organizaciones sintieron el impacto negativo de una violación de seguridad cibernética en su cadena de suministro. No puedes asegurar la seguridad y privacidad de los datos a tus proveedores logísticos o proveedores si no estás utilizando una plataforma que permita una protección adicional para los datos confidenciales.
Dificultad de Integración
Los desafíos de integración son costosos. Un informe de encuesta mostró que el 99% de las empresas afirmaron perder dinero debido a problemas de integración en las cadenas de suministro. Aproximadamente, el 26% de las empresas pierden entre $500,000 y $1,000,000 en ingresos anuales. Integrar datos de hojas de cálculo con otro software utilizado en la cadena de suministro puede ser complejo y puede requerir entrada manual de datos, lo que resulta en ineficiencias operativas y pérdida de productividad.
Impacto del Seguimiento Basado en Hojas de Cálculo en tu Cadena de Suministro
Aumento de los Costos Operativos
Si bien las hojas de cálculo pueden parecer rentables inicialmente, requieren una gestión de datos intensiva en mano de obra. Ya sea por errores en los cálculos o una gestión inadecuada de los datos, esto puede conducir a niveles de inventario subóptimos, pronósticos de demanda inexactos y cantidades de pedido inapropiadas. Esto puede resultar en un exceso de stock o en falta de stock, lo que aumenta los costos de mantenimiento de inventario o causa pérdidas de ventas. Por ejemplo, el fracaso de Marks & Spencer en abastecer suficientes prendas en tallas populares durante el otoño de 2019 les costó casi £5 millones.
Disrupciones en la Cadena de Suministro
Cuando se producen interrupciones dentro de la cadena de suministro, las hojas de cálculo no proporcionan una vista completa, lo que dificulta identificar las causas fundamentales de los problemas y tomar las medidas necesarias. Un estudio de Deloitte destacó la escala de los problemas de visibilidad de los fabricantes. Solo el 13% de los encuestados pudieron mapear completamente sus redes de cadena de suministro, con un 72% que tenía una visibilidad limitada más allá de su red de “nivel 2”. Además, las hojas de cálculo no proporcionan herramientas adecuadas para gestionar problemas regulatorios y riesgos asociados con las interrupciones en la cadena de suministro. Esto puede hacer que la organización sea vulnerable a problemas legales, dañando aún más la reputación de la marca y generando insatisfacción del cliente.
Reducción de la Agilidad
Las hojas de cálculo pueden obstaculizar la capacidad de una cadena de suministro para adaptarse rápidamente a las condiciones del mercado cambiantes o a interrupciones inesperadas. Pueden carecer de la flexibilidad necesaria para ajustar estrategias y operaciones sobre la marcha, lo que potencialmente lleva a oportunidades perdidas o a un aumento de las vulnerabilidades.
Desventaja Competitiva
Las empresas que dependen en gran medida de las hojas de cálculo pueden quedarse rezagadas respecto a los competidores que han adoptado tecnologías más avanzadas de gestión de la cadena de suministro. Esto puede resultar en una pérdida de participación en el mercado y en una disminución de la competitividad.
Limitaciones Estratégicas
Las hojas de cálculo pueden limitar la capacidad de las empresas para desarrollar y ejecutar iniciativas estratégicas de cadena de suministro. La falta de capacidades avanzadas de análisis y planificación puede obstaculizar los esfuerzos de crecimiento y optimización a largo plazo.
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Las cadenas de suministro son inherentemente colaborativas, especialmente aquellas que sirven a clientes omnicanal. Forman una red continua de recursos compartidos que intercambian datos e información, todo con el objetivo de garantizar la satisfacción del cliente.
Sin embargo, la interdependencia de proveedores, fabricantes, marcas, minoristas, 3PLs, proveedores de logística y otros simplemente no se puede gestionar eficazmente con Excel. Estas partes interesadas requieren datos en tiempo real y una vista unificada de todo el ecosistema para mitigar riesgos. Aquí es donde entran en juego las plataformas de visibilidad colaborativa.
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