Optimice el proceso de Incorporación de Proveedores para Lograr Operaciones más Fluidas
Las empresas rentables se basan en cadenas de suministro eficientes. Una cadena de suministro eficiente debe fomentar las relaciones tanto con los clientes como con los proveedores. Las empresas de fabricación o de comercio electrónico trabajan con multitud de proveedores, cada uno con dinámicas diferentes. Sin embargo, gestionar diversos datos y documentación de proveedores, garantizar el cumplimiento de las regulaciones y abordar los problemas de ciberseguridad como parte del proceso de incorporación de proveedores se vuelve laborioso e ineficiente. La incorporación ineficiente de proveedores puede dar lugar a silos funcionales, lo que provoca pérdida de ingresos e interrupciones en la cadena de suministro. Por lo tanto, las empresas necesitan un sistema de incorporación de proveedores sólido y bien diseñado para agilizar el proceso.
¿Qué es la Incorporación de Proveedores?
La incorporación de proveedores significa recopilar y analizar la información del proveedor, validar el cumplimiento y la evaluación de riesgos e integrarlos en la cadena de suministro de la empresa.
Para empezar con el pie derecho, es imperativo comprender los fundamentos de la incorporación de proveedores para garantizar que los equipos de adquisiciones obtengan productos y servicios de forma segura y garanticen el cumplimiento. Una lista de verificación de incorporación estándar garantiza que los proveedores cumplan con las expectativas de desempeño de manera eficiente y al mismo tiempo cumplan con el cumplimiento normativo. Aquí hay una lista de verificación completa para evaluar proveedores potenciales:
- Proceso de evaluación y autorización de proveedores
- Requisitos y expectativas comerciales específicos.
- Portal de proveedores fácil de usar para registro y recopilación de datos
- Formación interna para fomentar las relaciones estratégicas con proveedores
- Sistema de comunicación transparente
La evolución del papel de la incorporación de proveedores
Tradicionalmente, las empresas manufactureras operaban dentro de esferas localizadas, con competencia limitada y redes de proveedores relativamente estables. El papeleo manual, la comunicación por correo electrónico, la mala colaboración y los sistemas heredados impidieron que las cadenas de suministro lograran eficiencia operativa. Sin embargo, ha habido un cambio dramático en el funcionamiento de las cadenas de suministro.
El 90% de los líderes de adquisiciones dijeron que necesitan ver datos de la cadena de suministro por geografía, pero solo el 73% puede acceder fácilmente a ellos. La globalización ha pavimentado el camino para que los proveedores accedan a mercados internacionales y aprovechen nuevas oportunidades comerciales. El mundo es un lugar diverso con diferentes clientes que demandan cosas diferentes; las cadenas de suministro globales sirven como una forma de ampliar su perspectiva y fomentar la innovación para satisfacer cada demanda.
Las plataformas de comercio electrónico han redefinido la forma en que las organizaciones obtienen productos y servicios. Esto ha generado una inmensa presión sobre los proveedores para que se adapten al mercado digital, asegurando que su presencia en línea sea fácil de usar y segura. Los procesos efectivos de incorporación permiten la integración sin problemas con las plataformas de comercio electrónico para el procesamiento de pedidos y la gestión de inventario en tiempo real.
Desafíos y riesgos de los procesos de incorporación obsoletos
Procesos manuales
Según un estudio de Forrester Research, un proceso de incorporación complicado puede provocar una caída del 15% en nuevos vendedores que se inscriben en un mercado. Los procesos de incorporación tradicionales requieren que los proveedores completen formularios en papel procesados manualmente por equipos de compras o adquisiciones. El mantenimiento manual de registros es propenso a errores y consume mucho tiempo. Como resultado, conduce a inexactitudes en la entrada de datos y pérdida de documentación, lo que provoca retrasos en el proceso de incorporación.
Comunicación inadecuada
Los proveedores a menudo se comunican por correo electrónico, con archivos adjuntos que contienen formularios y documentos esenciales. Un estudio informó que más del 66% de las empresas aún utilizan correo electrónico, teléfono, fax y correo postal para transacciones B2B, con al menos el 30% de sus socios comerciales que no están digitalizados. La correspondencia por correo electrónico puede ser difícil de rastrear, lo que lleva a fallas en la comunicación en múltiples niveles. Cuando los proveedores luchan por contactar al punto de contacto adecuado, puede resultar en plazos incumplidos. Además, asegurar la seguridad de la información confidencial intercambiada a través del correo electrónico es un desafío.
Visibilidad y transparencia limitadas
Los métodos tradicionales utilizan sistemas aislados que ofrecen una visibilidad limitada en el proceso de integración. La falta de información en tiempo real dificulta que las organizaciones de adquisiciones sigan el progreso de las aprobaciones y verificaciones de los proveedores.
Riesgos de cumplimiento normativo y regulatorio
Es fundamental asegurar que los proveedores cumplan con los estándares regulatorios. Los procesos de integración obsoletos pueden carecer de mecanismos sólidos para rastrear y verificar el cumplimiento, lo que pone a las organizaciones en riesgo de incumplimiento normativo. Esto expone a los proveedores a posibles riesgos legales y financieros.
Inexactitud de datos
La entrada manual de datos aumenta la probabilidad de errores, lo que puede dar lugar a disputas entre la organización de adquisiciones y el proveedor. Esto puede afectar la toma de decisiones, repercutiendo en los horarios de producción y distribución, así como en las relaciones.
La Importancia de Soluciones Optimizadas de Incorporación de Proveedores
Un proceso fluido de incorporación de proveedores acelera el tiempo de comercialización de nuevas ofertas comerciales, garantiza una cadena de suministro sólida y permite a las empresas atender las demandas cambiantes del mercado. La clave para lograr la excelencia en la incorporación de proveedores radica en optimizar el proceso aprovechando la tecnología, automatizando los procedimientos operativos y permitiendo una comunicación efectiva. El software de incorporación de proveedores basado en la nube y la ayuda de expertos le permitirán optimizar la velocidad de incorporación de proveedores y la exposición a los riesgos, lo que generará equipos de adquisiciones eficientes y partes interesadas satisfechas.
Beneficios de las Soluciones de Incorporación de Proveedores
Visibilidad y precisión de datos mejoradas
Un proceso de incorporación sólido ayuda a establecer confianza mutua con los proveedores al proporcionar la información correcta y establecer expectativas de desempeño claras. Una mayor transparencia y visibilidad de las actividades de los proveedores permite a las empresas acceder a los KPI, realizar un seguimiento del cumplimiento de los proveedores y detectar posibles cuellos de botella o áreas de mejora. Las bases de datos centralizadas eliminan el riesgo de errores e inexactitudes en los datos. Con su enfoque basado en datos y conocimientos precisos, las empresas pueden tomar decisiones con confianza, gestionar riesgos de forma proactiva y capitalizar las oportunidades de los proveedores.
Relaciones fortalecidas
Los líderes de adquisiciones con tecnología de abastecimiento modernizada tienen un 76% más de probabilidades de decir que tienen una relación efectiva con sus proveedores. Al habilitar una plataforma centralizada, toda la información de los proveedores se vuelve fácilmente accesible al alcance de la mano. Esto erradica la necesidad de documentación manual, minimiza el trabajo administrativo y garantiza el cumplimiento de las normas reglamentarias. El software de incorporación de proveedores construye relaciones mutuamente beneficiosas que incluyen capacitación y comunicación frecuente. Estas soluciones evitan rupturas de relaciones que pueden obstaculizar el desempeño de la cadena de suministro.
Decisiones basadas en datos
La vanguardia de una adquisición exitosa de la cadena de suministro es aprovechar volúmenes masivos de datos para una toma de decisiones informada. Consideremos a Amazon, el mayor minorista en línea que mejora su desempeño en adquisiciones basadas en datos. El sistema de la empresa prevé los requisitos de inventario basándose en datos históricos y tendencias clave del mercado, lo que les permite optimizar el inventario, minimizar los costos de almacenamiento y garantizar la entrega oportuna.
Eficiencia y ahorro de tiempo
Cuando se optimizan los procesos de fabricación y se utilizan los datos recopilados sobre el desempeño de los proveedores, las pérdidas de ingresos y productividad se vuelven evitables. Un estudio de Deloitte reveló que el 74% de los directores de adquisiciones eligen la eficiencia operativa como objetivo principal. Las empresas pueden reducir las redundancias, aclarar expectativas y alinear los procesos de compra con los objetivos organizacionales, automatizando los procesos de registro y verificación de proveedores. Esto ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, mejorar la productividad general y mejorar el retorno de la inversión.
Mitigación de riesgos
El uso de sistemas dispares para acceder a la información del proveedor aumenta los problemas de incumplimiento y los riesgos potenciales. Según Gartner, las organizaciones que utilizan herramientas digitales de adquisición pueden lograr una tasa de cumplimiento de políticas un 30% más alta. Una solución de incorporación de proveedores impulsada por la tecnología permite a las empresas evaluar el cumplimiento del proveedor, monitorear los factores de riesgo y llevar a cabo la debida diligencia. Las empresas pueden navegar por las interrupciones, identificando y abordando proactivamente los riesgos del proveedor y continuando sus operaciones.
Enfoque Simplificado para la
Incorporación de Proveedores
Recolección de datos: Reúna información relevante de los proveedores, incluidos detalles de contacto, ofertas comerciales y documentación legal. Establezca expectativas de rendimiento claras que se alineen con los objetivos organizativos y los estándares de cumplimiento.
Revisión de solicitudes: Revise las solicitudes y documentos de los proveedores para asegurarse de que cumplan con los estándares y certificaciones de la industria.
Verificación de antecedentes: Realice una investigación de antecedentes para evaluar la estabilidad financiera y el cumplimiento legal y validar la credibilidad de los proveedores.
Acuerdo formal: Prepare un contrato integral que especifique los términos de pago, los horarios de entrega, los estándares de calidad y los requisitos legales.
Integración informática y capacitación: Integre a los proveedores en un sistema unificado de adquisiciones, asegurando una comunicación transparente y el procesamiento de pedidos. Proporcione sesiones de capacitación para alinear a los proveedores con las políticas, procesos y expectativas de la empresa.
Monitoreo del rendimiento: Defina KPI para evaluar el rendimiento del proveedor e implemente un sistema de monitoreo del rendimiento para medir el desempeño de manera objetiva.
Retroalimentación: Proporcione retroalimentación basada en evaluaciones de desempeño para guiar las mejoras del proveedor y fomentar una relación colaborativa.
Mantenimiento de registros: Mantenga la documentación del proveedor que incluya contratos, licencias comerciales, certificaciones, seguros, comunicaciones y evaluaciones de desempeño.
Incorporación fluida de proveedores y rendimiento efectivo con Quloi
Un sistema sólido de incorporación de proveedores optimiza las operaciones, mejora el seguimiento, reduce los riesgos y ahorra tiempo y dinero. Quloi, una plataforma basada en la nube, permite a las empresas superar los desafíos causados por sistemas aislados para la incorporación de proveedores.
Flujos de Trabajo Automatizados
Quloi ofrece flujos de trabajo intuitivos y personalizables que automatizan cada paso de incorporación, desde la presentación de documentos hasta las aprobaciones, sin comprometer la precisión.
Evaluación Integral del Rendimiento
Utilizando completas fichas de evaluación de proveedores, los fabricantes pueden identificar a los proveedores de mejor rendimiento, tomar decisiones basadas en datos y evaluar el desempeño del proveedor. Esta información permite estrategias ágiles de gestión de proveedores para optimizaciones rápidas.
Documentación Centralizada
Un portal digital de incorporación de proveedores proporciona un sistema centralizado para gestionar la información, la comunicación y el rendimiento de los proveedores. Esto garantiza un acceso fácil a información crucial del proveedor al tiempo que asegura el cumplimiento de los estándares de la industria.
Cuando tu negocio crece, también lo hace tu red de proveedores. No te conformes con sistemas aislados ineficientes que conduzcan a malentendidos, plazos incumplidos y contratiempos operativos. Quloi, una solución de incorporación de proveedores respaldada por la nube, está diseñada para automatizar operaciones, mejorar la velocidad de transferencia de información, establecer metas realistas de rendimiento de proveedores y ayudar a las empresas a mantenerse al día con los requisitos de cumplimiento legal mientras generan ahorros de costos.
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