Mejores prácticas para reducir los pedidos pendientes y mejorar la eficiencia de la cadena de suministro

¿Alguna vez te has enfrentado a un cuello de botella en la producción causado por una falta de stock inesperada en un proveedor clave? Los pedidos pendientes, una consecuencia típica de la demanda que supera la oferta, pueden interrumpir significativamente tus cuidadosamente planificados horarios de fabricación. Esto conduce a retrasos costosos y potencialmente pone en peligro las entregas a tiempo a tus clientes. Una gestión eficaz del inventario y una comunicación clara en toda la cadena de suministro son cruciales para mitigar los pedidos pendientes y garantizar un flujo suave de mercancías.

¿Qué son los pedidos pendientes?

Principales Razones de Pedidos Pendientes en una Cadena de Suministro:

Errores en la previsión: Una previsión inexacta puede implicar el riesgo de operar con un bajo inventario de seguridad, lo que podría resultar en faltantes de stock que terminan como pedidos pendientes cuando la demanda supera el inventario disponible. Si una organización produce menos unidades de un producto basándose en una previsión inexacta, puede terminar con un inventario limitado que puede llevar a faltantes de stock. Por otro lado, si se producen demasiadas unidades, puede provocar un exceso de inventario que ocupe espacio de almacenamiento y capital.

Imprevisibilidad de la demanda: Cuando la demanda de ciertos productos se vuelve impredecible, es difícil determinar la cantidad de artículos que sus clientes necesitan. Por ejemplo, un aumento repentino en la demanda debido a las vacaciones, las tendencias del mercado en evolución, las variaciones estacionales o un producto que se vuelve viral podría afectar su capacidad para satisfacer la creciente demanda. Estas fluctuaciones imprevistas crean un “efecto látigo” en toda la cadena de suministro, lo que finalmente conduce a pedidos pendientes y costos más altos.

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Variabilidad en el tiempo de entrega: Rutas ineficientes o congestión en almacenes pueden retrasar el envío o transporte. A veces, averías en el equipo, retrasos de proveedores o escasez de mano de obra calificada en la fabricación pueden retrasar la producción y postergar la fecha de entrega. Esta discrepancia entre las fechas de llegada planificadas y la realidad crea pedidos pendientes cuando el stock no llega al destino a tiempo.

Mala comunicación: Una comunicación deficiente con los proveedores puede causar más retrasos en la reposición de inventario y garantizar el cumplimiento de pedidos pendientes. Los proveedores pueden no priorizar la asignación de recursos suficientes si no son conscientes de la urgencia, lo que resulta en mayores tiempos de entrega y clientes frustrados.

Disrupciones en la cadena de suministro: Desastres naturales, desafíos en el transporte o eventos inesperados como huelgas pueden causar retrasos o interrupciones en el flujo de mercancías, provocando demoras y pedidos pendientes. Por ejemplo, si una fábrica que produce un componente específico de lavadoras se inunda y tiene que cerrar temporalmente, el fabricante no recibirá un suministro adecuado para ensamblar sus lavadoras. Como resultado, los clientes que ordenaron esas lavadoras podrían tener que esperar más de lo esperado.

Variabilidad en la demanda del cliente: Variaciones en los patrones de demanda del cliente, cantidades de pedido, tamaños de pedido y preferencias de entrega pueden plantear desafíos para la gestión de inventario y el cumplimiento. Cambios de último minuto en los pedidos o cancelaciones interrumpen la planificación de inventario y aumentan los pedidos pendientes.

Pedidos Pendientes y Mantener
a los Clientes Satisfechos

En el entorno empresarial competitivo de hoy en día, encontrar el equilibrio adecuado entre los niveles de inventario y las necesidades del cliente se siente como caminar por una cuerda floja. Idealmente, te gustaría tener todos tus productos listos para enviar en el momento en que un cliente hace clic en “comprar”. Sin embargo, los aumentos inesperados de la demanda o contratiempos con los proveedores pueden obstaculizar esos planes.

La Importancia de los Pedidos Pendientes

Los pedidos pendientes actúan como una red de seguridad, permitiéndote capturar ventas incluso cuando un artículo está temporalmente agotado. Aunque no es una solución perfecta, los pedidos pendientes ofrecen algunas ventajas clave:

Retención de clientes: Los pedidos pendientes aseguran que las empresas no pierdan clientes frente a sus competidores. Es útil cuando la demanda supera la oferta dentro de un período específico. La investigación indica que, en promedio, un retraso en los pedidos pendientes puede disminuir los pedidos de los clientes en un 2.1% en el año siguiente. Entre los clientes que experimentan un retraso en el envío de más de 10 días, las empresas experimentan una reducción del 6.1% en los pedidos en el año siguiente y una pérdida del 4.6% en pedidos acumulativos durante cuatro años. Como resultado, las empresas pierden 25 millones de dólares en ganancias cada año.

Mantener la satisfacción del cliente: Al aceptar pedidos pendientes, evitas el riesgo de perder a un cliente que desea un producto específico. Esto puede ser especialmente importante para empresas que venden artículos únicos o muy solicitados.

Retención de ingresos: En lugar de rechazar una venta potencial, un pedido pendiente te permite asegurar el compromiso de un cliente y capturar ingresos más tarde cuando el artículo esté disponible.

Reducción de costos: Mantener grandes cantidades de inventario aumenta el costo de mantenimiento y también puede resultar en deterioro para productos sensibles al medio ambiente. Los pedidos pendientes ayudan a las organizaciones a minimizar sus costos de almacenamiento. Las empresas pueden beneficiarse de esto al reducir los costos de mantenimiento de inventario. Además, las pequeñas empresas pueden aprovechar esto al almacenar solo algunos artículos que los clientes desean.

Aunque pueden ayudar a mantener la satisfacción del cliente y los ingresos a corto plazo, es importante recordar que los pedidos pendientes no son una solución milagrosa. Al igual que una ligera disminución en el rendimiento de OTIF (entregas a tiempo y completas) puede tener graves consecuencias, los pedidos pendientes mal gestionados pueden provocar una cascada de impactos negativos en tu negocio.

El Impacto de los Pedidos Pendientes

Declive en las ventas: Cuando los clientes descubren que el producto que desean está temporalmente agotado y en pedidos pendientes, es posible que quieran comprar en otro lugar. Esperar por un artículo en pedidos pendientes puede ser frustrante y decepcionante para los clientes, especialmente cuando esperan recibirlo dentro de un período de tiempo específico. Esta experiencia negativa significa que el negocio pierde una venta potencial. La investigación muestra que una sola mala experiencia puede llevar a un cliente a compartir su historia con hasta 15 personas.

Desafíos en la gestión de inventario: Las empresas pueden necesitar apresurar la producción o comprar inventario adicional a los proveedores para garantizar el cumplimiento de los pedidos pendientes. Esto puede provocar un exceso de inventario en los almacenes, aumentando los costos de mantenimiento. Por otro lado, los pedidos pendientes también pueden resultar en faltantes de stock. Esto puede ocurrir cuando las empresas no pronostican la demanda con precisión o hay retrasos en el reabastecimiento de inventario.

Ingreso incierto: Los pedidos pendientes crean incertidumbre en torno a los ingresos futuros porque no está claro cuándo los clientes recibirán sus pedidos y realizarán los pagos. Esta incertidumbre dificulta que las empresas pronostiquen con precisión sus ingresos en efectivo, lo que dificulta planificar gastos o tomar decisiones comerciales estratégicas.

Impacto en el flujo de efectivo: El cumplimiento de los pedidos pendientes a menudo requiere recursos adicionales, como pedidos urgentes, producción en horas extras y envío acelerado. Esto conlleva costos adicionales que afectan los márgenes de beneficio de la empresa. Cuanto más tiempo tome cumplir un pedido, más tiempo espera la empresa para recibir el pago por esos productos. Además, si los pedidos pendientes se vuelven crónicos, pueden afectar el flujo de efectivo, lo que dificulta pagar a los proveedores o invertir en iniciativas de crecimiento.

Insatisfacción del cliente: Los clientes exigen que sus productos sean entregados dentro de un plazo razonable. Si sus pedidos se retrasan debido a pedidos pendientes, corres el riesgo de perderlos. Lidiar con la frustración y las quejas de los clientes debido a los pedidos pendientes puede desmotivar a los empleados, afectando la productividad y la moral.

Mejores Prácticas para Pedidos Pendientes

Si bien es difícil eliminar por completo los pedidos pendientes que enfrentan las empresas, hay algunas formas que se pueden implementar para gestionar y reducir el impacto de los pedidos pendientes:

Pronóstico de la Demanda

Utilice la técnica de modelado ARIMA para analizar datos históricos de ventas y tendencias del mercado para predecir con precisión la demanda futura. Colabore estrechamente con las partes interesadas para obtener información sobre las preferencias de los clientes, las tendencias del mercado y las actividades de marketing que pueden afectar la demanda. Utilice técnicas de pronóstico sólidas (analítica predictiva y algoritmos de aprendizaje automático) para mejorar la precisión del pronóstico y determinar patrones de demanda.

Visibilidad en Tiempo Real

Implemente una plataforma de visibilidad en tiempo real para obtener información sobre los niveles de inventario y prevenir proactivamente los pedidos pendientes. Invierta en una plataforma de visibilidad en tiempo real de transporte para habilitar el seguimiento en tiempo real de manera repetible y para los transitarios de una red de transportistas altamente rotativos.

Optimización de Inventario

Mantenga niveles de inventario óptimos estableciendo técnicas de gestión de inventario como el inventario justo a tiempo (JIT) y la planificación de inventario de seguridad. Realice un análisis ABC y aproveche los sistemas de gestión de inventario para rastrear los niveles de inventario en tiempo real y monitorear los movimientos de stock. Realice auditorías de inventario para revisar las tasas de rotación de inventario, los tiempos de espera y los puntos de reorden para garantizar una reposición de inventario eficiente y evitar la escasez de stock.

Colaboración con Proveedores

Construya relaciones sólidas con los proveedores clave para reducir los tiempos de espera y garantizar el OTIF. Integre a sus proveedores en una fase temprana de desarrollo de nuevos productos. Comunique la demanda pronosticada y los requisitos de stock a los proveedores para facilitar la programación proactiva de producción y la reposición de stock.

Procesos de Cumplimiento de Pedidos Simplificados

Utilice sistemas de gestión de pedidos y software de planificación de recursos empresariales (ERP) para centralizar el procesamiento de pedidos, el seguimiento de envíos y la gestión de inventario. Establezca un sistema receptivo para gestionar cuando la demanda supera la oferta y algunos pedidos no se pueden cumplir. Monitoree KPI como la tasa de pedidos pendientes, la tasa de llenado y el tiempo del ciclo de pedidos para evaluar el rendimiento de la cadena de suministro e identificar áreas de mejora.

Cómo Quloi puede ayudar a mejorar el rendimiento de tus pedidos pendientes

Quloi ayuda a las empresas a reducir los pedidos pendientes al optimizar los procesos de producción y gestionar las relaciones con los proveedores.

• Facilita la comunicación y colaboración en tiempo real entre compradores y proveedores, permitiendo una gestión proactiva de pedidos.
• Mejora la visibilidad en los horarios de producción, los niveles de inventario de los proveedores y los tiempos de entrega, lo que permite la optimización del inventario.
• Integra Quloi con tus herramientas existentes (ERP, TMS, WMS y otras herramientas logísticas de apoyo) para un flujo de trabajo unificado.
• Rastrea el movimiento de mercancías desde los proveedores hasta los clientes, minimizando los faltantes de stock y garantizando un cumplimiento de pedidos más fluido.
• Mantiene la integridad de la información y del sistema a través de registros de auditoría.

¿Los pedidos pendientes te están afectando? Programa una consulta gratuita con nuestros expertos en cadena de suministro.