Diga Adiós a la Entrada Manual de Datos Automatizando el Proceso de Órdenes de Compra
¿Su empresa todavía genera órdenes de compra manualmente? Si es así, sabes lo lentos, laboriosos y tediosos que pueden ser estos procesos. Estas tareas que consumen mucho tiempo son más que una simple molestia en la oficina: provocan demoras costosas, relaciones tensas con los proveedores y oportunidades comerciales perdidas. En el panorama competitivo actual, depender de procesos manuales obsoletos no es simplemente ineficiente; es un punto ciego que podría estar perjudicando sus resultados.
A medida que los fabricantes y distribuidores gastan cantidades significativas para optimizar las operaciones, la necesidad de automatizar las órdenes de compra (OC’s) se vuelve crítica para que los líderes no tomen decisiones con los ojos vendados. La automatización de tareas específicas asociadas con las órdenes de compra es un elemento fundamental para que las organizaciones optimicen los flujos de trabajo, optimicen la adaptabilidad y liberen el potencial de ingresos.
Desafíos de las órdenes de compra manuales
Sobrecargas de correo electrónico
Los profesionales globales envían miles de millones de correos electrónicos diariamente, muchos de ellos relacionados con órdenes de compra. Esta comunicación constante requiere mucho tiempo, es ineficiente y propensa a errores. Buscar en interminables hilos de correo electrónico la aprobación de una orden de compra es una tarea que requiere mucho tiempo. En abril de 2023, Estados Unidos era el país con mayor número de correos electrónicos enviados diariamente, con casi diez mil millones de correos electrónicos enviados. El Reino Unido, los Países Bajos, el Japón, Bélgica, la India y Alemania enviaron cada uno 8.300 millones de correos electrónicos diarios. En abril de 2022, se enviaron la asombrosa cifra de 231 millones de correos electrónicos en todo el mundo en un minuto.
Importancia de la automatización en los procesos empresariales modernos
En el dinámico mercado actual, la agilidad es clave. Pero para muchas empresas, los procesos manuales torpes, como las órdenes de compra, actúan como anclas, lo que reduce la eficiencia y obstaculiza el crecimiento. Quieren utilizar la tecnología para mejorar la calidad y la transparencia, reducir los costos operativos y brindar excelentes experiencias a los clientes. El problema es que, si bien la mayoría de las organizaciones utilizan la tecnología para mejorar, los resultados siguen siendo lamentablemente breves. ¿Por qué? Los profesionales de adquisiciones aún necesitan poner a prueba o adoptar la automatización mientras administran las órdenes de compra.
La automatización de las órdenes de compra allana el camino para un procesamiento rápido y sin errores. Los proveedores obtienen pedidos claros, lo que genera facturas precisas y entregas a tiempo. Las organizaciones también pueden aprovechar la inteligencia artificial, el análisis de datos y el aprendizaje automático para analizar datos históricos, identificar patrones y lograr una única fuente de verdad. Según una encuesta realizada por McKinsey, “la adquisición como propietario de la plataforma de fuente única de verdad para los costos externos” era la máxima prioridad para los análisis de alto valor. Al mismo tiempo, la mayoría de los encuestados dijeron que carecían de plataformas tecnológicas que pudieran realizar un procesamiento de datos exhaustivo, integrado y en tiempo real. La encuesta reveló que actualmente se utiliza menos del 20% de los datos de adquisiciones disponibles de sus organizaciones.
¿Qué es la automatización de
órdenes de compra?
La automatización de órdenes de compra significa aprovechar la tecnología para agilizar y optimizar la creación, el procesamiento y la gestión de órdenes de compra de una empresa. Permite a las organizaciones automatizar todo el ciclo de vida de la orden de compra, eliminando la necesidad de procesos manuales en papel, desde la solicitud inicial hasta el pago final. Ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo y esfuerzo y reduce el riesgo de errores con la entrada manual de datos.
Componentes clave de la automatización
de órdenes de compra
Un sistema automatizado de órdenes de compra ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los pedidos, aprobar facturas y procesar pagos sin esfuerzo manual. Algunas tareas que normalmente se automatizan en un proceso de orden de compra incluyen:
Optimice su proceso de solicitud: capture automáticamente solicitudes de compra de diferentes fuentes (por ejemplo, correo electrónico, plataformas de comercio electrónico)
Flujos de trabajo de aprobación: enrutamiento de órdenes de compra para aprobaciones automáticas basadas en reglas predefinidas y límites de gasto.
Generación y envío de órdenes de compra: generación y envío automático de órdenes de compra a proveedores.
Integración de datos: integración de órdenes de compra con otros sistemas como ERP y software de contabilidad.
Comunicación con proveedores: envío de actualizaciones automáticas de pedidos y recordatorios a los proveedores.
Importancia de la automatización en los procesos empresariales modernos
En el dinámico mercado actual, la agilidad es clave. Pero para muchas empresas, los procesos manuales torpes, como las órdenes de compra, actúan como anclas, lo que reduce la eficiencia y obstaculiza el crecimiento. Quieren utilizar la tecnología para mejorar la calidad y la transparencia, reducir los costos operativos y brindar excelentes experiencias a los clientes. El problema es que, si bien la mayoría de las organizaciones utilizan la tecnología para mejorar, los resultados siguen siendo lamentablemente breves. ¿Por qué? Los profesionales de adquisiciones aún necesitan poner a prueba o adoptar la automatización mientras administran las órdenes de compra.
Entrada de Datos Manual
Introducir los detalles de la compra es tedioso y propenso a errores, lo que genera cantidades incorrectas, productos incorrectos y actualizaciones perdidas. Con los datos ingresados manualmente, existe una mayor probabilidad de pedir la cantidad incorrecta, perder actualizaciones sobre cómo modificar un pedido, seleccionar el producto incorrecto o incluso colocar mal los puntos decimales en los precios. Como resultado, esto obstaculiza la eficiencia operativa y afecta el resultado final. Según el Centro de Investigación de Estrategias de Adquisiciones Avanzadas (CAPS), el coste medio de procesar órdenes de compra manualmente es de unos 217 dólares.
Flujos de Trabajo Inexactos
Los procesos manuales carecen de estandarización, lo que genera pedidos duplicados, falta de documentos y poca responsabilidad.
La automatización de las órdenes de compra allana el camino para un procesamiento rápido y sin errores. Los proveedores obtienen pedidos claros, lo que genera facturas precisas y entregas a tiempo. Las organizaciones también pueden aprovechar la inteligencia artificial, el análisis de datos y el aprendizaje automático para analizar datos históricos, identificar patrones y lograr una única fuente de verdad. Según una encuesta realizada por McKinsey, “la adquisición como propietario de la plataforma de fuente única de verdad para los costos externos” era la máxima prioridad para los análisis de alto valor. Al mismo tiempo, la mayoría de los encuestados dijeron que carecían de plataformas tecnológicas que pudieran realizar un procesamiento de datos exhaustivo, integrado y en tiempo real. La encuesta reveló que actualmente se utiliza menos del 20% de los datos de adquisiciones disponibles de sus organizaciones.
Falta de Visibilidad
El seguimiento de las órdenes de compra mediante rastros en papel y cadenas de correo electrónico es difícil, lo que provoca confusión y retrasos. Perder el tiempo persiguiendo documentos faltantes o aclarando discrepancias.
Las ineficiencias de las órdenes de compra manuales van más allá de los simples costos financieros. También provocan proveedores frustrados, relaciones dañadas y oportunidades comerciales perdidas. La automatización de las órdenes de compra reduce el tiempo y la mano de obra necesarios, reemplazando procesos fragmentados y obsoletos con flujos de trabajo electrónicos que son más eficientes y precisos.
Aprobaciones Lentas
El proceso tradicional de aprobación de órdenes de compra suele ser lento y engorroso, lo que dificulta la eficiencia operativa.
Ventajas de la automatización de órdenes de compra
Plazo de entrega reducido
La automatización de órdenes de compra agiliza todo el proceso de órdenes de compra, minimizando el tiempo necesario para crear, revisar, aprobar y generar órdenes. Los sistemas automatizados permiten generar y procesar pedidos más rápidamente, reduciendo el tiempo de entrega desde la etapa inicial hasta la transmisión.
Ahorro de costes
El procesamiento de órdenes de compra en papel implica muchos costos ocultos. Cada minuto dedicado a buscar aprobaciones o corregir errores es dinero que se va por el desagüe. Los sistemas automatizados ahorran tiempo y dinero valiosos al eliminar tareas manuales, llamadas telefónicas y papeleo redundante mediante la optimización de los flujos de trabajo y la automatización de tareas repetitivas.
Visibilidad y control mejorados
Los trabajadores de oficina buscan archivos manualmente durante más del 50 % de su tiempo. Los datos centralizados y los sistemas integrados ofrecen seguimiento de pedidos en tiempo real y visibilidad completa en cada etapa. No más búsquedas manuales entre departamentos: acceda instantáneamente a información precisa y actualizada sobre sus pedidos.
Eficiencia incrementada
En un entorno de procesamiento de pedidos fragmentado, cada documento pasa por varios escritorios, lo que aumenta la probabilidad de errores o extravío. El efecto acumulativo de tales errores e ineficiencias retrasa las órdenes de compra y perjudica los resultados de la empresa. La automatización de las órdenes de compra agiliza el flujo de trabajo operativo mediante el enrutamiento de aprobación automática y plantillas predefinidas, lo que agiliza los tiempos de procesamiento de las órdenes de compra.
Mejores relaciones con los proveedores
La automatización agiliza la comunicación y reduce los retrasos, fomentando relaciones más sólidas y una colaboración más fluida. Realice un seguimiento del desempeño de los proveedores con datos en tiempo real y colabore en iniciativas de mejora. Construya asociaciones más sólidas a través de una comunicación confiable y una resolución proactiva de problemas.
Proceso de aprobación acelerado
Un sistema automatizado de órdenes de compra elimina la necesidad de papeleo físico, lo que garantiza el envío instantáneo de aprobaciones a las partes interesadas adecuadas. El 94% de los ejecutivos de empresas corporativas prefieren utilizar una plataforma unificada para integrar sus aplicaciones e implementar la automatización de procesos en lugar de depender de varias plataformas. La integración con sistemas ERP y otras aplicaciones de la cadena de suministro proporciona una coincidencia tripartita en tiempo real que agrega seguridad adicional a los flujos de trabajo de las órdenes de compra y elimina prácticas de adquisiciones ineficientes, garantizando el cumplimiento y tomando decisiones comerciales rentables.
¿Cómo Quloi le ayuda con la gestión de sus órdenes de compra?
Visibilidad logística: habilite el seguimiento de pedidos en tiempo real y la información de entrega con visibilidad de extremo a extremo. Manténgase informado sobre la llegada prevista y los tiempos de espera.
Colaboración optimizada: reduzca el tiempo, las ineficiencias y los riesgos potenciales colaborando en pedidos y envíos a través de una plataforma unificada.
Espacios de trabajo centralizados: colabore sin problemas con proveedores en grupos de trabajo y espacios de trabajo dedicados. Comparta fácilmente detalles de pedidos, documentos e información para lograr transparencia en los pedidos, las reservas y los envíos.
Comunicación mejorada: rompa los silos de comunicación y fomente la colaboración desde la solicitud hasta la entrega. Asegúrese de que todos estén en sintonía, en cada paso del camino.
Precisión de datos mejorada: reduzca los errores de entrada manual de datos y obtenga acceso en tiempo real a información precisa al alcance de su mano.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué necesita automatizar el proceso de su orden de compra?
Con la entrada manual de datos, resulta difícil mantener un registro de múltiples órdenes de compra precisas y sin errores. La automatización del proceso de orden de compra reduce la intervención humana, agiliza las operaciones y minimiza errores, retrasos y costos.
¿Qué tipo de problemas previene una orden de compra?
Una orden de compra evita malentendidos al especificar claramente los artículos solicitados, las cantidades, los precios y los plazos de entrega, lo que reduce los errores y las discrepancias en la facturación, permite la entrega oportuna y garantiza la alineación entre compradores y proveedores.