Daha Sorunsuz Operasyonlar için Tedarikçi İşe Alım Sürecinizi Kolaylaştırın

Güncel Olmayan İşe Alım Süreçlerinin Zorlukları ve Riskleri

Manuel süreçler

Forrester Research tarafından yapılan bir araştırmaya göre, karmaşık bir işe alım süreci, bir pazaryerine kaydolan yeni satıcılarda %15’lik bir düşüşe yol açabilir. Geleneksel işe alım süreçleri, tedarikçilerin satın alma veya tedarik ekipleri tarafından manuel olarak işlenen kağıt formları doldurmasını gerektirir. Manuel kayıt tutma hataya açık ve zaman alıcıdır. Sonuç olarak, veri girişi yanlışlıklarına ve kayıp belgelere yol açarak işe alım sürecinde gecikmelere neden olur

Yetersiz İletişim

Tedarikçiler genellikle gerekli form ve belgeleri içeren eklerle birlikte e-posta yoluyla iletişim kurarlar. Bir araştırma, şirketlerin %66’sından fazlasının B2B işlemleri için hala e-posta, telefon, faks ve posta kullandığını ve ticaret ortaklarının en az %30’unun dijitalleşmediğini bildirdi. E-posta yazışmalarının takibi karmaşık olabilir ve birden fazla düzeyde iletişim kopukluklarına yol açabilir. Tedarikçiler doğru irtibat noktasına ulaşmakta zorlandığında, bu durum teslim tarihlerinin kaçırılmasına neden olabilir. Ayrıca, e-posta yoluyla paylaşılan gizli bilgilerin güvenliğini sağlamak da zordur

Sınırlı Görünürlük ve Şeffaflık

Geleneksel yöntemler, işe alım sürecinde sınırlı görünürlük sunan izole sistemler kullanır. Gerçek zamanlı içgörülerin eksikliği, satın alma kuruluşlarının tedarikçi onaylarının ve doğrulamalarının ilerleyişini takip etmesini zorlaştırır

Uyum ve Düzenleyici Riskler

Tedarikçilerin düzenleyici standartlara uymasını sağlamak çok önemlidir. Eski işe alım süreçleri, uyumu izlemek ve doğrulamak için sağlam mekanizmalara sahip olmayabilir ve bu da kuruluşları uyumsuzluk riskiyle karşı karşıya bırakabilir. Bu durum tedarikçileri potansiyel yasal ve mali risklere maruz bırakmaktadır

Veri Yanlışlığı

Manuel veri girişi, hata olasılığını artırır ve satın alma organizasyonu ile tedarikçi arasında anlaşmazlıklara yol açar. Bu durum, üretim ve dağıtım programlarını ve ilişkilerini etkileyen zayıf karar alma süreçlerine yol açabilir

Kolaylaştırılmış Tedarikçi İşe Alım Çözümlerinin Önemi

Sorunsuz bir tedarikçi işe alım süreci, yeni iş teklifleri için pazara sunma süresini hızlandırır, sağlam bir tedarik zinciri sağlar ve işletmelerin değişen pazar taleplerini karşılamasına olanak tanır. Tedarikçi işe alımında mükemmelliğe ulaşmanın anahtarı, teknolojiden yararlanarak süreci kolaylaştırmak, operasyonel prosedürleri otomatikleştirmek ve etkili iletişim sağlamaktır. Bulut odaklı tedarikçi işe alım yazılımı ve uzman yardımı, tedarikçi işe alım hızını ve risk riskini optimize etmenize olanak tanıyarak verimli satın alma ekipleri ve memnun paydaşlar elde etmenizi sağlar

Tedarikçi İşe Alım Çözümlerinin Faydaları

Geliştirilmiş Görünürlük ve Veri Doğruluğu

Sağlam bir işe alım süreci, doğru bilgileri sağlayarak ve net performans beklentileri belirleyerek tedarikçilerle karşılıklı güven oluşturmaya yardımcı olur. Tedarikçi faaliyetlerine yönelik artan şeffaflık ve görünürlük, işletmelerin KPI’lara erişmesine, tedarikçi uyumluluğunu izlemesine ve potansiyel darboğazları veya iyileştirme alanlarını tespit etmesine olanak tanır. Merkezi veri tabanları hata ve veri yanlışlığı riskini ortadan kaldırır. Veri odaklı yaklaşımı ve doğru içgörüleriyle işletmeler güvenle karar verebilir, riskleri proaktif olarak yönetebilir ve tedarikçi fırsatlarından yararlanabilir

Güçlendirilmiş İlişkiler

Modernize edilmiş kaynak bulma teknolojisine sahip satın alma liderlerinin tedarikçileriyle etkili bir ilişki içinde olduklarını söyleme olasılığı %76 daha yüksektir. Merkezi bir platform sağlayarak, tüm tedarikçi bilgilerine parmaklarınızın ucunda kolayca erişilebilir hale gelir. Bu, manuel dokümantasyon ihtiyacını ortadan kaldırır, idari işleri en aza indirir ve düzenleyici standartlara uygunluğu sağlar. Tedarikçi işe alım yazılımı, eğitim ve sık iletişimi içeren karşılıklı fayda sağlayan ilişkiler kurar. Bu tür çözümler, tedarik zinciri performansını engelleyebilecek ilişki bozulmalarını önler

Veriye Dayalı Kararlar

Başarılı bir tedarik zinciri satın alımının en önemli özelliği, bilgiye dayalı karar verme için büyük veri hacimlerinden yararlanmaktır. Veriye dayalı tedarikte performansını artıran en büyük çevrimiçi perakendeci olan Amazon’u düşünün. Şirketin sistemi, geçmiş verilere ve temel pazar eğilimlerine dayanarak envanter gereksinimlerini öngörüyor ve envanteri optimize etmelerine, depolama maliyetlerini en aza indirmelerine ve zamanında teslimat sağlamalarına olanak tanıyor

Verimlilik ve Zaman Tasarrufu

Üretim süreçlerini düzene koyduğunuzda ve tedarikçi performansı hakkında toplanan verileri kullandığınızda, gelir ve verimlilik kayıpları önlenebilir hale gelir. Bir Deloitte araştırması, Satın Alma Müdürlerinin %74’ünün operasyonel verimliliği birincil hedef olarak seçtiğini ortaya koymuştur. İşletmeler, tedarikçi kayıt ve doğrulama süreçlerini otomatikleştirerek fazlalıkları azaltabilir, beklentileri netleştirebilir ve satın alma süreçlerini kurumsal hedeflerle uyumlu hale getirebilir. Bu, şirketlerin zamandan tasarruf etmesine, genel üretkenliği artırmasına ve yatırım getirisini geliştirmesine yardımcı olur

Risk Azaltma

Tedarikçi bilgilerine erişim için farklı sistemlerin kullanılması, uyumsuzluk sorunlarını ve potansiyel riskleri artırır. Gartner’a göre, dijital satın alma araçlarını kullanan kuruluşlar %30 daha yüksek bir politika uyumluluk oranı elde edebilir. Teknoloji odaklı bir tedarikçi işe alım çözümü, işletmelerin tedarikçi uyumluluğunu değerlendirmesine, risk faktörlerini izlemesine ve durum tespiti yapmasına olanak tanır. Şirketler, tedarikçi risklerini proaktif bir şekilde belirleyip ele alarak ve faaliyetlerine devam ederek aksaklıkların üstesinden gelebilir.

Veri Toplama: İletişim bilgileri, iş teklifleri ve yasal belgeler dahil olmak üzere ilgili tedarikçi bilgilerini toplayın. Kurumsal hedefleriniz ve uyum standartlarınızla uyumlu net performans beklentileri belirleyin

Başvuru İnceleme: Endüstri standartlarını ve sertifikalarını karşıladıklarından emin olmak için tedarikçi başvurularını ve belgelerini inceleyin

Geçmiş Doğrulaması: Tedarikçilerin güvenilirliğini doğrulamak amacıyla finansal istikrarı ve yasal uygunluğu değerlendirmek için geçmiş taraması yapın

Resmi Sözleşme: Ödeme koşullarını, teslimat programlarını, kalite standartlarını ve yasal gereklilikleri belirleyen kapsamlı bir sözleşme hazırlayın

BT Entegrasyonu ve Eğitimi: Tedarikçileri birleşik bir satın alma sistemine entegre ederek şeffaf iletişim ve sipariş işleme sağlar. Tedarikçileri şirketin politikaları, süreçleri ve beklentileri ile uyumlu hale getirmek için eğitim oturumları düzenleyin

Performans İzleme: Tedarikçi performansını değerlendirmek için KPI’ları tanımlayın ve performansı objektif olarak ölçmek için bir performans izleme sistemi uygulayın

Geri bildirim: Tedarikçi iyileştirmelerine rehberlik etmek ve işbirliğine dayalı bir ilişkiyi teşvik etmek için performans değerlendirmelerine dayalı geri bildirim sağlayın

Kayıt Tutma: Sözleşmeler, iş lisansları, sertifikalar, sigorta, iletişim ve performans değerlendirmelerini içeren tedarikçi belgelerini muhafaza edi

Quloi ile Sorunsuz Tedarikçi Alımı ve Etkili Performans

Sağlam bir tedarikçi kabul sistemi operasyonları kolaylaştırır, takibi iyileştirir, riskleri azaltır ve zaman ve para tasarrufu sağlar. Bulut destekli bir platform olan Quloi, işletmelerin tedarikçi kabulü için silo sistemlerinin neden olduğu zorlukların üstesinden gelmesini sağlar

Otomatik İş Akışları

Quloi, doğruluktan ödün vermeden belge gönderimlerinden onaylara kadar her işe alım adımını otomatikleştiren sezgisel, özelleştirilebilir iş akışları sunar

Kapsamlı Performans Değerlendirmesi

Üreticiler, kapsamlı tedarikçi puan kartlarını kullanarak en iyi performans gösteren tedarikçileri belirleyebilir, veriye dayalı kararlar alabilir ve tedarikçi performansını değerlendirebilir. Bu bilgiler, hızlı optimizasyonlar için çevik tedarikçi yönetimi stratejileri sağlar

Merkezi Dokümantasyon

Dijital bir tedarikçi katılım portalı, tedarikçi bilgilerini, iletişimini ve performansını yönetmek için merkezi bir sistem sağlar. Bu, önemli tedarikçi bilgilerine kolay erişim sağlarken endüstri standartlarına uygunluğu da garanti eder