Satınalma Siparişi Sürecini Otomatikleştirerek Manuel Veri Girişine Veda Edin
İşletmeniz hala satın alma siparişlerini manuel olarak mı oluşturuyor? Eğer öyleyse, bu süreçlerin ne kadar zaman alıcı, emek yoğun ve sıkıcı olabileceğini biliyorsunuzdur. Bu zaman alıcı görevler ofiste sıkıntı yaratmanın ötesinde maliyetli gecikmelere, tedarikçi ilişkilerinin gerilmesine ve iş fırsatlarının kaçırılmasına neden olur. Günümüzün rekabetçi ortamında, modası geçmiş manuel süreçlere güvenmek sadece verimsiz değildir; aynı zamanda kârlılığınıza zarar verebilecek bir kör noktadır.
Üreticiler ve distribütörler operasyonları kolaylaştırmak için önemli miktarlarda harcama yaptıkça, liderlerin gözü kapalı karar vermemesi için satın alma siparişi (PO) otomasyonu ihtiyacı kritik hale geliyor. Satın alma siparişleriyle ilişkili belirli görevleri otomatikleştirmek, kuruluşların iş akışlarını kolaylaştırması, uyarlanabilirliği optimize etmesi ve gelir potansiyelini ortaya çıkarması için temel bir unsurdur.
Manuel Satın Alma Emirlerinin Zorlukları
E-posta Aşırı Yüklemeleri
Küresel profesyoneller her gün milyarlarca e-posta gönderiyor ve bunların çoğu PO’larla ilgili. Bu sürekli iletişim zaman alıcıdır, verimsizdir ve hatalara açıktır. Satın alma siparişi onayı için bitmek bilmeyen e-posta dizileri arasında arama yapmak zaman alıcı bir iştir. Nisan 2023 itibariyle, Amerika Birleşik Devletleri yaklaşık on milyar e-posta gönderimi ile günlük en fazla e-posta gönderilen ülke olmuştur. Birleşik Krallık, Hollanda, Japonya, Belçika, Hindistan ve Almanya’nın her biri günlük 8,3 milyar e-posta göndermiştir. Nisan 2022 itibariyle, dünya genelinde bir dakika içinde 231 milyon e-posta gönderilmiştir.
Modern İş Süreçlerinde Otomasyonun Önemi
Günümüzün dinamik piyasasında çeviklik çok önemlidir. Ancak birçok işletme için satın alma siparişleri (PO’lar) gibi hantal manuel süreçler çapa görevi görerek verimliliği düşürüyor ve büyümeyi engelliyor. Kalite ve şeffaflığı artırmak, operasyonel maliyetleri düşürmek ve mükemmel müşteri deneyimleri sunmak için teknolojiden yararlanmak istiyorlar. Sorun şu ki, çoğu kuruluş daha iyi olmak için teknolojiyi kullanırken, sonuçlar ne yazık ki yetersiz kalıyor. Neden? Satın alma uzmanlarının satın alma siparişlerini yönetirken hala otomasyonu denemeleri veya benimsemeleri gerekiyor.
Satın alma siparişlerinin otomatikleştirilmesi, hızlı ve hatasız işlemenin önünü açar. Tedarikçiler net siparişler alır, bu da doğru faturalara ve zamanında teslimatlara yol açar. Kuruluşlar ayrıca geçmiş verileri analiz etmek, kalıpları belirlemek ve tek bir doğruluk kaynağı elde etmek için yapay zeka, veri analitiği ve makine öğreniminden yararlanabilir. McKinsey tarafından yapılan bir ankete göre, ‘dış maliyet için tek gerçek kaynak platformunun sahibi olarak satın alma’ yüksek değerli analitik için en yüksek öncelikti. Aynı zamanda, ankete katılanların çoğu, kapsamlı, entegre, gerçek zamanlı veri işleme gerçekleştirebilecek teknoloji platformlarından yoksun olduklarını söyledi. Anket, kuruluşlarının mevcut satın alma verilerinin %20’sinden daha azının kullanıldığını ortaya koymuştur.
Satınalma Siparişi Otomasyonu Nedir?
Satın alma siparişi otomasyonu, bir işletmenin satın alma siparişlerinin oluşturulması, işlenmesi ve yönetimini kolaylaştırmak ve optimize etmek için teknolojiden yararlanmak anlamına gelir. Kuruluşların tüm satın alma siparişi yaşam döngüsünü otomatikleştirmesini sağlayarak, ilk talepten son ödemeye kadar manuel, kağıt tabanlı süreçlere olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Kuruluşların zamandan ve emekten tasarruf etmesine yardımcı olur ve manuel veri girişi ile hata riskini azaltır.
Satınalma Siparişi Otomasyonunun Temel Bileşenleri
Otomatik bir satın alma sipariş sistemi, işletmelerin siparişleri takip etmesine, faturaları onaylamasına ve ödemeleri manuel çaba harcamadan işlemesine yardımcı olur. Bir satın alma siparişi sürecinde tipik olarak otomatikleştirilen bazı görevler şunlardır:
Talep sürecinizi kolaylaştırın: Farklı kaynaklardan (örn. e-posta, e-ticaret platformları) gelen satın alma taleplerini otomatik olarak yakalayın
Onay iş akışları: Önceden tanımlanmış kurallara ve harcama limitlerine göre otomatik onaylar için satın alma siparişlerinin yönlendirilmesi
PO oluşturma ve gönderme: Satın alma siparişlerini otomatik olarak oluşturma ve satıcılara gönderme
Veri entegrasyonu: Satın alma siparişlerinin ERP ve muhasebe yazılımı gibi diğer sistemlerle entegre edilmesi
Tedarikçi iletişimi: Tedarikçilere otomatik sipariş güncellemeleri ve hatırlatıcılar gönderme
Modern İş Süreçlerinde Otomasyonun Önemi
Günümüzün dinamik piyasasında çeviklik çok önemlidir. Ancak birçok işletme için satın alma siparişleri (PO’lar) gibi hantal manuel süreçler çapa görevi görerek verimliliği düşürüyor ve büyümeyi engelliyor. Kalite ve şeffaflığı artırmak, operasyonel maliyetleri düşürmek ve mükemmel müşteri deneyimleri sunmak için teknolojiden yararlanmak istiyorlar. Sorun şu ki, çoğu kuruluş daha iyi olmak için teknolojiyi kullanırken, sonuçlar ne yazık ki yetersiz kalıyor. Neden? Satın alma uzmanlarının satın alma siparişlerini yönetirken hala otomasyonu denemeleri veya benimsemeleri gerekiyor.
Satın alma siparişlerinin otomatikleştirilmesi, hızlı ve hatasız işlemenin önünü açar. Tedarikçiler net siparişler alır, bu da doğru faturalara ve zamanında teslimatlara yol açar. Kuruluşlar ayrıca geçmiş verileri analiz etmek, kalıpları belirlemek ve tek bir doğruluk kaynağı elde etmek için yapay zeka, veri analitiği ve makine öğreniminden yararlanabilir. McKinsey tarafından yapılan bir ankete göre, ‘dış maliyet için tek gerçek kaynak platformunun sahibi olarak satın alma’ yüksek değerli analitik için en yüksek öncelikti. Aynı zamanda, ankete katılanların çoğu, kapsamlı, entegre, gerçek zamanlı veri işleme gerçekleştirebilecek teknoloji platformlarından yoksun olduklarını söyledi. Anket, kuruluşlarının mevcut satın alma verilerinin %20’sinden daha azının kullanıldığını ortaya koymuştur.
Manuel veri girişi
Satın alma ayrıntılarının girilmesi sıkıcı ve hataya açık bir işlemdir; bu da yanlış miktarlara, yanlış ürünlere ve gözden kaçan güncellemelere yol açar. Manuel veri girişi ile yanlış miktar siparişi verme, bir siparişi değiştirirken güncellemeleri kaçırma, yanlış ürünü seçme ve hatta fiyatlardaki ondalık noktaları yanlış yerleştirme olasılığı daha yüksektir. Sonuç olarak, bu durum operasyonel verimliliği engellemekte ve karlılığı etkilemektedir. Centre for Advanced Procurement Strategy (CAPS) Araştırmasına göre, satın alma siparişlerini manuel olarak işleme koymanın ortalama maliyeti 217 $ civarındadır.
Hatalı iş akışları
Manuel süreçler standardizasyondan yoksundur, bu da mükerrer siparişlere, eksik belgelere ve zayıf hesap verebilirliğe yol açar.
Yavaş onaylar
Geleneksel PO onay süreci genellikle yavaş ve hantaldır, operasyonel verimliliği engeller.
Görünürlük eksikliği
PO’ları kağıt izleri ve e-posta dizileri aracılığıyla takip etmek zordur, karışıklığa ve gecikmelere neden olur. Eksik evrakları takip etmek veya tutarsızlıkları açıklığa kavuşturmak için zaman harcamak.
Manuel PO’ların verimsizliği sadece finansal maliyetlerin ötesine geçmektedir. Ayrıca tedarikçilerin hayal kırıklığına uğramasına, ilişkilerin zarar görmesine ve iş fırsatlarının kaçırılmasına neden olurlar. Satın alma siparişlerinin otomatikleştirilmesi, parçalı ve modası geçmiş süreçleri daha verimli ve doğru olan elektronik iş akışlarıyla değiştirerek gereken zamanı ve işçiliği azaltır.
Quloi Satınalma Siparişleri Yönetiminize Nasıl Yardımcı Olur?
Lojistik Görünürlüğü: Uçtan uca görünürlük ile gerçek zamanlı sipariş takibi ve teslimat bilgilerini etkinleştirin. Beklenen varış ve bekleme süreleri hakkında bilgi sahibi olun.
Kolaylaştırılmış İşbirliği: Birleşik bir platform üzerinden siparişler ve sevkiyatlar üzerinde işbirliği yaparak zamanı, verimsizlikleri ve potansiyel riskleri azaltın.
Merkezi çalışma alanları: Özel çalışma gruplarında ve çalışma alanlarında tedarikçilerle sorunsuz bir şekilde işbirliği yapın. Sipariş, rezervasyon ve sevkiyat şeffaflığı için sipariş ayrıntılarını, belgeleri ve içgörüleri kolayca paylaşın.
Geliştirilmiş iletişim: İletişim silolarını yıkın ve talepten teslimata kadar işbirliğini teşvik edin. Yolun her adımında herkesin aynı sayfada olduğundan emin olun.
Gelişmiş veri doğruluğu: Manuel veri girişi hatalarını azaltın ve parmaklarınızın ucundaki doğru bilgilere gerçek zamanlı erişim elde edin.
Sıkça Sorulan Sorular
Satın alma siparişi sürecinizi neden otomatikleştirmeniz gerekiyor?
Manuel veri girişi ile hatasız ve doğru çoklu PO’ların kaydını tutmak zorlaşır. PO sürecinin otomatikleştirilmesi insan müdahalesini azaltır, işlemleri kolaylaştırır ve hataları, gecikmeleri ve maliyetleri en aza indirir.
Bir satın alma siparişi ne tür sorunları önler?
Bir satın alma siparişi, sipariş edilen kalemleri, miktarları, fiyatları ve teslimat zaman çizelgelerini açıkça belirterek yanlış anlaşılmaları önler – hataları ve faturalama tutarsızlıklarını azaltır, zamanında teslimatı mümkün kılar ve alıcılar ile tedarikçiler arasında uyumu sağlar.